Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đòi hỏi trong việc hướng đến tổ chức kho mở tại Thư viện Bình Định. Xác định được lợi ích từ việc áp dụng giải pháp trên, ban giám đốc đã có sự quan tâm về việc đầu tư trang thiết bị, kinh phí để thực hiện giải pháp trên. Vì vậy, việc xây dựng phần mềm hỗ trợ in nhãn màu đã được phòng Thông tin tư liệu – Tin học nghiên cứu và phát triển.
1. Quá trình nghiên cứu, xây dựng phần mềm in nhãn mã màu.
Để xây dựng phần mềm in nhãn mã mở, chúng tôi đã nghiên cứu tìm hiểu các quy tắc sắp xếp tài liệu phổ biến hiện nay trong hệ thống thư viện công cộng, tham khảo tài liệu về bảng mã màu của các thư viện ở ngoài nước. Từ đó, chúng tôi xây dựng phần mềm in nhãn mã màu được thực hiện đơn giản hóa các thao tác một cách tự động để chuyển đổi số phân loại DDC sang mã màu.
Về mã màu: Bảng mã màu áp dụng cho bảng phân loại DDC được tham khảo theo chuẩn bảng mã màu của các hệ thống thư viện công cộng lớn trên thế giới đang áp dụng, nhằm sau này bảo đảm tính thống nhất và tương thích với mã màu.
* Về nhãn màu:
Thông tin thể hiện trên gáy sách bao gồm: phân loại DDC, Cutter. Thông tin thể hiện trên nhãn sách gồm: Tên tài liệu, tác giả, phân loại, cutter, số đăng ký cá biệt. Ngoài ra trong một số trường hợp yêu cầu có thể điều chỉnh một số thông tin trên nhãn như: năm xuất bản, mã ngôn ngữ (đối với sách ngoại văn), …
* Yêu cầu đầu vào: Dữ liệu file ISO 2709
- Đối với file ISO 2709 của phần mềm ILIB: Tác giả chính: trường 100, tên sách: trường 245, phân loại DDC và cutter: trường 082, số đăng ký cá biệt: trường 852.
- Đối với file ISO 2709 của phần mềm ISIS: Tác giả chính: trường 001, tên sách: trường 002, phân loại DDC và cutter: trường 162 và 181 , số đăng ký cá biệt: trường 027 và khối trường 27X.
Các mẫu thử của PSC Zlib (thư viện Khánh Hòa), Libol (Thư viện KHTH Tp. Hồ Chí Minh) được lấy theo giao diện tra cứu OPAC trên các thư viện đang ứng dụng thì không có số đăng ký cá biệt kèm theo nên không áp dụng. Đối với mẫu của phần mềm Verbrary trường 852$j cần phải dùng thuật toán chuyển đổi qua chữ không dấu và phân tách số để thực hiện.
(Lưu ý: đối với một số trường hợp file ISO MARC, số đăng ký cá biệt có thể lưu ở khối trường cục bộ 9XX và có thể yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh trong phần mềm)
* Yêu cầu đầu ra: Nhãn mã màu thể hiện đúng theo quy tắc mã màu, đúng cấu trúc.
* Quy trình thực hiện:
Đặc trưng kho tài liệu của thư viện tỉnh Bình Định là kho vừa đóng, vừa mở. Kho mở là những tài liệu được lựa chọn theo các tiêu chí: nhóm tài liệu bạn đọc thường sử dụng, tài liệu mới, nhóm tài liệu có tính chất định hướng giới thiệu bạn đọc theo sự kiện hay chủ đề.
Vì vậy, thư viện Bình Định không thực hiện dán toàn bộ kho sách, mà chỉ dán những tài liệu được đưa ra phục vụ tại kho mở. Công việc thực hiện in nhãn và dán nhãn được giao cho nhân viên thuộc bộ phận phòng đọc.
Trước khi xử lý tài liệu ta phân chia sách thành 2 nhóm khác nhau:
- Nhóm tài liệu có sách mỏng (độ dày nhỏ hơn 2 cm)
- Nhóm tài liệu có sách trung (độ dày lớn hơn 2 cm)
Bước 1: Lấy file dữ liệu
Tìm tài liệu từ giao diện OPAC lấy file anpham.usm về máy tính. (Để tìm kiếm nhanh hơn, khuyến nghị cán bộ sử dụng thiết bị quét mã vạch để thực hiện)
Bước 2: Nhập toàn bộ dữ liệu file ISO vào phần mềm
Bước 3: Dùng bộ lọc để lọc lại nhãn tài liệu theo mã kho
Bước 4: Thực hiện in nhãn
Tạo ra nhãn ta chỉ đơn giản là nhấn nút [In nhãn] theo các loại nhãn sách đã chọn trước. Nếu muốn in các nhãn tiếp theo ta nhấn [Lọc nhãn] để loại bỏ các mã nhãn vừa in và tiếp tục in nhãn khác.
Đối với sách gáy nhỏ (<2 cm) mỗi trang in chứa 15 nhãn, sách gáy lớn mỗi trang in chứa 12 nhãn. Trong trường hợp in tên giấy tomy 129 mỗi trang in chứa 10 nhãn, đối với sách gáy nhỏ chữ số phân loại sẽ được điều chỉnh về bên phải 1 cm.
2. Đánh giá về quá trình thực hiện:
Quá trình thực hiện thao tác in ấn nhãn mã màu đơn giản và nhanh chóng. Về vật liệu in, thư viện sử dụng giấy Decal A4 đế xanh, trong trường hợp áp dụng dán sách khối lượng lớn, nên sử dụng giấy decal Tomy 129 khổ A4 để in, thao tác dán nhãn sách sẽ nhanh hơn, nhưng tăng thêm chi phí về giá thành. Về máy in, khuyến cáo sử dụng máy in laser màu thay vì máy in phun, trong trường hợp sử dụng máy in phun màu nhãn sẽ nhạt dần trong thời gian ngắn do điều kiện nhiệt độ và ánh sáng. Trường hợp sách quá mỏng có thể sử dụng thêm nhãn đính (spin label) dán trên đỉnh sách để giúp bạn đọc dể dàng tìm kiếm và lựa chọn tài liệu.
Format in nhãn được thể hiện bằng form mẫu trên file Excel nên dễ dàng chỉnh sửa logo đơn vị, và tùy biến kiểu nhãn. Chương trình có thể áp dụng một cách thuận lợi đối với các thư viện đã triển khai kho mở trước đây mà không cần phải thay đổi về quy tắc và trật tự sắp xếp.
Một số định dạng MARC 21 trên các phần mềm không có đầu ra cho số đăng ký cá biệt như LIBOL, PSC Zlib nên không thể thực hiện. Vì vậy cần phải liên hệ nhà cung cấp để thay đổi đầu ra có số đăng ký cho khu vực 9XX hoặc trường 852. Một số phần mềm đang sử dụng CDS/ISIS việc mô tả số ĐKCB cũng khác nhau nên, cần phải lập thuật toán để tách rời những số đăng ký cá biệt đối với một số trường hợp cụ thể.
Cần phải xem xét trường hợp tên gáy sách đối với sách Việt Nam là dán phía trên hoặc phía dưới. Đối với sách Anh-Mỹ tên gáy sách tài liệu theo một quy tắc nhất định từ trên xuống thì có thể dán đồng nhất nhãn gáy ở phía dưới, ngược lại đối với sách tiếng Pháp thì tên gáy sách theo chiều ngược lại từ dưới lên, ta có thể dán đồng nhất ở phía trên. Trong khi đó sách xuất bản tiếng Việt tên gáy sách được in một cách tương đối thoải mái. Vì vậy, việc dán nhãn gáy sách trong nhiều trường hợp có thể che mất đi tên sách hoặc một phần tên sách, làm giảm đi khả năng tiếp cận tài liệu đối với bạn đọc.
3. Định hướng nghiên cứu, phát triển:
Hiện tại chúng đang áp dụng mã màu cho chỉ số phân loại DDC. Trong tương lai dự kiến sẽ tiến hành khảo sát để thiết lập mã màu theo tiêu chí khác cho một số loại tài liệu có tính chất đặc biệt.
Đối với nhóm sách tiểu thuyết văn học thì việc áp dụng theo chỉ số phân loại DDC trùng nhau khá nhiều nên việc xếp sách theo phân loại DDC là chưa hợp lý và chính xác, trong khi đó áp dụng bảng mã cutter Việt Nam hiện tại thì chưa thuận tiện cho sắp xếp theo tác giả. Vì vậy, cần nghiên cứu quy tắc sắp xếp đối với tác giả Việt Nam và nghiên cứu bảng mã màu dành cho chữ cái đối với tác giả, trong đó chú ý đến các ký tự nguyên âm và dấu đối với tiếng Việt.
Đối với kho sách thiếu nhi cần nghiên cứu quy tắc phân loại sắp xếp theo chủ đề và số lượng mã màu áp dụng đối với từng nhóm tài liệu càng đơn giản và dễ hiểu đối với thành phần bạn đọc là trẻ em.
Nghiên cứu xây dựng hệ thống biểu tượng nhận diện đối với các nhóm tài liệu theo hình thức, lĩnh vực,.. Việc áp dụng biểu tượng nhận diện kết hợp với mã màu giúp cho bạn đọc dễ dàng lựa chọn tài liệu một cách chính xác hơn. Nghiên cứu giải pháp tích hợp mã QR code lên nhãn sách, nhằm phục vụ cho công tác kiểm kê.
Thư viện tỉnh Bình Định áp dụng mã màu vào quản lý tài liệu là một giải pháp tốt để hỗ trợ trong công tác tổ chức kho mở. Mặc khác, chúng tôi cũng đã nghiên cứu mở rộng phần mềm in nhãn có tính khả dụng đối với các thư viện huyện đang áp dụng các phần mềm quản trị dữ liệu khác. Trong quá trình thử nghiệm phần mềm in nhãn cho công tác tổ chức kho mở, chúng tôi cần sự góp ý hỗ trợ, chia sẽ kinh nghiệm việc quản lý, tổ chức kho mở, cũng như về định dạng kiểu mẫu nhãn phù hợp hơn… để phần mềm ngày càng hoàn thiện hơn trong tương lai.
NGUYỄN NGỌC SINH
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thị Đào. Về vấn đề tổ chức kho mở trong các thư viện hiện nay.// TC Thông tin và Tư liệu. - 2008. -no. 3. -tr. 23-27. -ISSN. 1859-2929
2. Nguyễn Thị Lan Hương. Ứng dụng khung phân loại DDC 14 vào kho đọc sách tự chọn tại thư viện quốc gia Việt Nam.// Nguyễn Thị Lan Hương // Thư viện Việt Nam. - 2011. -no. 2. -tr. 7-11. -ISSN. 1859-1868
3. Vũ Văn Sơn. Áp dụng ký hiệu tác giả cho kho sách trong kho mở ở Việt Nam.// Tạp chí Thông tin tư liệu.- 2001 – No 2. Tr. 15-21.
4.
Oder, Norman. Ambitious Meets Audacious.// Library Journal
129. 2
(Feb 1, 2004): 42-45.
Nguồn:TẠP CHÍ THƯ VIỆN SỐ 1-2013
(Sưu tầm)